耕莘醫院

為配合醫策會評鑑電子化的政策及解決每次評鑑時期要花費大量的人力與時間整理相關佐證資料,原有的文件系統亦無法達到需求,所以院方開始評估對外採購評鑑系統。

耕莘醫院經由廠商輾轉認識百旭科技公司,百旭科技以專業的輔導顧問團隊經文件盤點後,導入整合性評鑑管理系統解決方案,其中包含文件管理系統,顧問團隊協助各科室迅速將四年的評鑑相關佐證文件條列式上傳至文件管理系統,解決文件散落於各單位無法立即取得的問題並且提升文件版本一致性,大大縮短人員搜尋文件的時間。

顧問團隊接續導入評鑑管理系統,依照評鑑任務編組,將各組、章節、條文、文件負責人分工,條文負責人即可開始於系統撰寫各條文具體作為及佐證文件並指定佐證文件負責人;文件負責人開始上傳佐證文件相關附件,佐證文件亦可連結至文件系統,避免相同檔案重覆上傳照成版本不一致的問題。而副院長及管理室主任可由系統發動預評直接查核目前評鑑準備進度,不用召開會議即可線上查核各條文準備內容,填寫查核意見。條文負責人則可看到預評查核意見進行準備資料修正,達到雙向溝通減少開會時間。在短短五個月內的時間,各科室已將自評表及相關佐證文件準備完整,實地評鑑時資訊室也已無紙化趨勢規畫定點使用50吋觸控螢幕,讓陪評人員直接使用評鑑系統講解各條文準備內容。

走動式查核則是使用平板電腦快速查詢相關準備資料給委員查看,此次建構評鑑系統過程本來遇到溝通上問題,到最後應用於實地評鑑上,從耕莘醫院同仁的口中說出了一個結論,原來從系統找資料沒有想像中的困難,而且主管可以隨時查看評鑑準備過程,評鑑好像變得簡單許多了。

耕莘醫院
恩主公醫院

恩主公醫院指標負責單位原使用EXCEL檔案與文件系統方式收集提報指標相關數據,每月月初,單位負責人都得從文件系統上下載自己所要提報指標的EXCEL檔案,填入數據後再自行上傳到文件系統上,最後再由醫品室負責提報至醫策會,醫策會的專員會再從文件系統下載單位全部的EXCEL檔案,人工確認彙總後一併提報至各指標平台,這樣的複雜提報方式,時間通常都需要一週以上,且無法即時掌握指標提報進度。如另有參加外部指標輔導專案,輔導過程中資訊室會將162項TCPI指標要素連結至資料庫並將SQL語法整理完畢,但因外部指標輔導平台架設在院外網站,偶爾會因為外部輔導單位網路斷線的問題導致無法查詢指標相關資訊,所以才會進而評估對外採購指標管理系統。

經由另一間醫院介紹認識了百旭科技公司,並導入指標管理系統,指標提報又朝向系統自動化邁進了一大步,藉由系統自動化載入模組,可將一半以上的要素數據自動匯入指標系統中,要素負責人只須確認要素數據是否正確,大幅縮短人工提報時間及提升資料的正確性。醫品室可於線上追蹤要素及指標提報進度,不必再由人工追蹤及彙總。加上系統可自動發送未輸入負責要素及指標郵件通知,更加減少醫品室的人力。以往需約30人一週以上的時間才可將TCPI、P4P及QIP指標提報完成,導入系統後大大縮短在一天的時間內即可完成提報的動作。系統指標異常自動提示、自動繪製管理圖,加上指標多維度分析模組,可快速分析指標異常主要原因,進而提供單位改善佐證數據。

恩主公醫院
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